Napi időmegtakarítás - számítógép előtt

Nézzünk néhány pusztán technikai tippet amivel a számítógép előtt végzett munka hatékonysága fokozható.

1. Ha fókuszálunk kapcsolódunk le a netről.

Ha igazán fókuszálni akarsz egy feladat elvégzésére, és megvan a feladathoz szükséges minden input és információ, akkor legjobb ha lekapcsolódunk az internetről. Ez nem fizikai kábelkihúzást jelent, hanem például a böngésző bezárását.

2. Használjuk a netet okosan információforrásként

Túlzás nélkül a világ dolgairól bármilyen információ megtalálható a neten, ha ügyes szavakkal keresünk. Ha szükségünk van valamilyen információra, akkor az esetek nagy részében nem szükséges azt bizonyos személytől bekérni, hanem az interneten elérhető és megtalálható.

3. Quicksilver or AutoHotkey.

Quicksilver Mac felhasználóknak, Autohotkey PC felhasználóknak. Egyszerű eszköz, bár a használatát meg kell tanulni, viszont a hatékonyságot jelentősen tudja növelni. Bizonyos feladatok elvégzésére beállítunk egy egy billentyűt, és utána a billentyű lenyomásával elvégződik az egész feladat. Google-ben kereshető tutorial hozzá.

  

4. Email szűrés.

Beállíthatunk a levelezőprogramunkban (mindegyikben) az emailek fogadására különböző szabályokat. Néhány dolog példaként. Automatikusan helyezzen bizonyos rendszeresen kapott leveleket (körlevelek, riportok, jelentések, stb.) egy könyvtárba. Ezekre általában nincsen azonnal szükség, de fontos hogy ha kell rendelkezésre álljon. Automatikusan emeljen ki bizonyos fontos felhasználótól (főnök) vagy fontos témába tartozó leveleket, amelyek így biztosan nem kerülik el a figyelmünket. Automatikusan töröljön bizonyos felhasználói körtől érkező vagy bizonyos témájú leveleket, amiket nem kívánunk fogadni, vagy szükségtelen rendszer-jelentéseket.

5. Ne használjuk vagy limitáljuk a social mediat. 

Twitter, facebook és egyéb közösségi média-használat nem fér össze egyébként sem a munkahelyi munkavégzéssel, másrészt pedig rettenetesen időrabló lehet, ezért drasztikusan limitáljuk (vagy kerüljük el) használatát.

6. Strukturált file-rendszert használj.

Munkadokumentumaink nagyrészét vagy teljes egészét elektronikusan tároljuk, ami sokszor sokezer file lehet. Fontos hogy ezeket olyan logikus struktúrában tároljuk, hogy könnyen kereshető legyen akkor is ha már elfelejtettük hogy hova mentettük. Erre egy módszer hogy létrehozunk egy 10 könyvtárból álló rendszert, ahova a minden létező anyagot bekategorizálunk. Pl. 01-Pénzügyi riportok, 02-Jelentések, ..., 10-Privát. Minden egyes főkönyvtáron belül további maximum 10 alkönyvtárat hozunk létre és így tovább. Így megszokja a szemünk, hogy mit kell a lista elején és mit a végén keresni, és nem kell végig olvasni mindig a könyvtár-cimkéket, attól függően hogy a filekezelő éppen hogyan rendezi azt sorba. Aki töltött már perceket vagy órákat egy-egy fontos dokumentum keresésével az értékelni fogja a rendszerezés előnyét.

7. Fordíts időt az alap alkalmazások alapos megtanulására.

Talán ez az összes közül a legfontosabb, hogy tisztában legyünk az office alapprogramok (PC), elsősorban az excell és word lehetőségeivel és funkcióival. Profi excell és word felhasználónak túlzás nélkül tized annyi időre van szüksége egy-egy feladat elvégzéséhez, mint egy nem profi felhasználünak.

8. Két monitor használata.

Amennyiben nagyobb adat file-okkal kell dolgoznunk vagy egyszerűen csak több anyagból egyszerre, nagyon hasznos lehet ha 2 monitort tudunk használni, ugyanahhoz a géphez kötve. Egyik monitoron például az anyag amit néznünk kell, a másik monitoron pedig az amiben dolgozunk. A dupla monitort minden operációs rendszer tudja automatikusan kezelni, az LCD monitor pedig fillérekért kapható. Mindez  persze képernyőmegosztással is megoldható, a 16:9-es felbontású monitor erre egész jól alkalmas arra hogy a képernyő 2 felébe kétféle anyagot helyezzek. Itt a korlát a fileméret. Szöveges fileoknál működőképes az egy monitoron való megosztás, de adatfileoknál már nem igazán, hiszen ott a sok információ egy fél képernyőre egyszerűen nem fér fel.