Stresszmentes emailezés 30 pontja

A stresszmentes emailezés szabályai igazából nem szabályok, mégis amennyiben nem követed őket, számodra is hátrányos következményekkel fog járni. Lenti útmutatások betartása ellenben számtalan előnnyel járhat, például elkerülheted, hogy akaratod ellenére támadólag nyilatkozz valakivel szemben, csökkenti a stresszt a környezetedben, elkerülhetőek a félreértések és általában lényegesen javulhat a kommunikáció hatékonysága.

A munkahelyi levelezés kezelése önmagában is terhet ró az egyénre, hiszen felelősséggel kell dönteni a beérkező üzenetek rangsorolásáról. Pszichológusok rámutattak, hogy az email-etikett figyelmen kívül hagyása nem csupán hétköznapi bosszúság, hanem a mentális egészség egyik legnagyobb ellensége.  

Emailezés - 7 halálos bűn

A brit Kingston Üzleti Iskola kutatócsoportja 28 email fiókot vett górcső alá, hogy megállapítsa, azok mennyire növelik a fiók-tulajdonosok stressz szintjét. Hét vétséget, vagyis "halálos bűnt" azonosítottak, amelyek negatív vagy ártalmas érzéseket válthatnak ki.  A hét "halálos" e-mail-bűn: pingponglevelezés, munkaidőn kívüli írás, társaságban történő levelezés, az üzenetek figyelmen kívül hagyása, olvasási jelentés kérése, azonnali válaszadás, automatikus válasz

Email etikett - 30 szabály

1. Vess még egy pillantást az emailre elküldés előtt.

Sose küldj semmit ha nem akarod elküldeni.

2. Ha nem szükséges kerüld a válaszol mindenkinek opciót használatát.

3. Röviden írj!

Ne zaklasd a címzetteidet túl hosszú levelekkel.

4. Formázd meg a leveleid és a válaszaid is.

Ne hagyj mindenféle más formátumú bemásolt szövegrészt az üzenetedben. Nem kerül sok időbe a formázás, mégis jelentősen emeli a mondandód színvonalát.

5. Pontosan határozd meg a címet (subject).

6. Tisztítsd ki az emailedet továbbküldés előtt.

Továbbküldés egyébként egy jó módszer arra, hogy másokkal is megosszunk ötleteket, de az eredeti emailt készítsük el megfelelően a továbbküldésre.

7. Ha nem vagy biztos benne, hogy más fogadni tudja küldj formázás nélküli emailt (plain text email).

8. No küldj tovább vicc-köremaileket.

9. Használj valamilyen antivírus szoftvert, hogy ne terjessz vírust.

10. Fejezd ki egyértelműen, miért gondolod azt hogy a továbbküldött üzenet érdekelni fogja a címzettet.

11. Tudatsd a másokkal, hogy megkaptad az üzenetet.

Fontos, hogy a küldő tudja, hogy a számodra címzett üzenet célba ért, ezért ezt tudasd is a küldővel  (pl. megkaptam).

12. Kérdezz meg és nézz utána minden szükséges információnak mielőtt óriási csatolmányt küldesz.

13. Egy emailben mindig csak egy témáról beszélj.

Ez elkerüli a félreértéseket. A válaszban is próbáljunk az adott témára reflektálni, új téma esetén kezdjük új emailt.

14. Minden levélre válaszolj, ne hagyj üzenetet figyelmen kívül.

15. Ha lehet ne alkalmazz, „olvasási jelentést” másoknak küldendő üzenetben.

16. Pontosak legyünk az emailekben is.

Pontosan fogalmazzunk.

17. Azokat a rövidítéseket használjuk csak amelyekkel mindenki tisztában van.

Mindenki tudja valószínűleg mi a FYI, vagy FW, stb., de valószínűleg sokan nem ismerik a OMG-t vagy JDJ…

18. Méretezd meg megfelelően a beillesztett képeket.

A jól beillesztett képek jól tudnak hatni egy üzenetben és könnyebben átmegy a mondanivaló. Ügyeljünk azonban arra, hogy ne legyen túlságosan nagy a kép mérete.

19. Ne írj nagybetűvel!

A nagybetűvel írás ordibálást jelent.

20. Kerüld az automatikus válaszokat.

21. Óvatosan bánj az iróniával.

Legtöbb esetben legjobb ha elkerülöd.

22. Ügyelj az elütésekre.

23. Kerüld a zavarbaejtő emaileket.

24. Állítsd be jól a rendszered idejét, mert a küldésnél is az jelenik meg.

25. Kétség esetén zárd úgy az emailed, hogy köszönöm.

Ha nem tudod pontosan milyen elköszönési vagy zárási formula lenne a megfelelő, a köszönöm mindig működik.

26. Pontosan írd alá az emailt.

27. Amikor nem tudod hogy írd, írd ahogy mondanád.

Gyakran előfordul, hogy valaki aki tökéletesen érthetően fogalmaz szóban, érthetetlen emaileket ír. Írd mindig azt és úgy, ahogy mondanád.

28. Tömörítsd be a csatolmányt küldés előtt.

29. Kerüld el az „én is” típusú kommenteket.

Az „én is” nem elégséges tartalom arra, hogy írjunk. Ne idegesítsünk másokat.

30. Ha lehet munka tárgyban ne írjunk a munkaidőn kívül.

Forrás: http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm, www.hazipatika.hu